Признание документов, выданных компетентными органами иностранных государств

С 1 января 1993 года официальные документы, выдаваемые государственными учреждениями Республики Беларусь для использования на территории зарубежных государств, должны быть легализованы в установленном порядке.

Документы, выданные компетентными органами иностранных государств в удостоверение актов гражданского состояния, совершенных за пределами Республики Беларусь с соблюдением законодательства соответствующих государств в отношении граждан Республики Беларусь и иностранцев, признаются действительными в Республике Беларусь при наличии консульской легализации, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь, в том числе международными договорами Республики Беларусь (например, проставление апостиля в соответствии с Гаагской конвенцией).

Для государств-участников Гаагской Конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, легализация документов не требуется. Документы, выдаваемые государственными учреждениями одной из стран-участниц являются действительными на территории других стран-участниц при условии проставления на них апостиля.

Республика Беларусь является страной-участницей Гаагской конвенции (31 мая 1992 года вступила в силу как для правопреемника СССР).

Конвенция распространяется на официальные документы, которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающего государства.

В качестве официальных документов в смысле настоящей Конвенции рассматриваются:

• документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
• административные документы;
• нотариальные акты;
• официальные пометки, такие, как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Вместе с тем настоящая Конвенция не распространяется на:

• документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами;
• административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Единственной формальностью, которая может быть потребована для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ, является проставление апостиля компетентным органом государства, в котором этот документ был совершен (Конвенцией устанавливается специальный знак (штамп), проставляемый на официальные документы, созданные в одном государстве и подлежащие передаче в другое государство, заменяющий процедуру консульской легализации, — апостиль).

В Республике Беларусь право проставления апостиля имеют:

• Главные управления юстиции Минского городского и областных исполнительных комитетов – на документах, исходящих из судов, нотариальных архивов и от нотариусов;
• Министерство образования – на документах, исходящих из учреждений образования;
• Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции – на документах, которые исходят из подведомственных государственных архивов;
• Главное консульское управление Министерства иностранных дел – на всех иных видах документов.

Для документов, предназначенных для предоставления в компетентные органы государств, не присоединившихся к Гаагской Конвенции, предусмотрен иной порядок легализации. Все оригиналы документов легализуются в Главном консульском управлении Министерства иностранных дел Республики Беларусь или в консульских учреждениях Республики Беларусь. Копии документов заверяются у нотариуса, подлинность подписи которого затем удостоверяется Министерством юстиции Республики Беларусь и после этого легализуется Главным консульским управлением Министерства иностранных дел Республики Беларусь. После такой легализации необходимо подтвердить подлинность подписи должностного лица, легализовавшего документ, в посольстве иностранного государства, на территории которого будет использоваться документ, либо в консульских учреждениях Республики Беларусь за рубежом.

За совершение в Главном консульском управлении действий по вопросам легализации взимаются следующие сборы:

• проставление апостиля на официальных документах, предназначенных для использования за пределами Республики Беларусь — 0,5 базовой величины;
• легализация официального документа в Главном консульском управлении МИД — 5 евро (в белорусских рублях по курсу Национального банка на день оплаты).

Текст Гаагской конвенции 1961 года можно посмотреть на сайте (п. 12): http://www.hcch.net/upload/russian.html.

По состоянию на 13 февраля 2015 года к Гаагской Конвенции присоединились 107 стран-участниц. Список стран, присоединившихся к гаагской конвенции можно посмотреть на сайте Министерства иностранных дел: http://mfa.gov.by/upload/123/Konv_1961_31.03.2015.pdf.

Образец апостиля находится в ПРИЛОЖЕНИИ 5 и по ссылке: http://mfa.gov.by/upload/123/ap_st_1.jpg.

***

Более подробная информация о регистрации брака, рождения и других актов гражданского состояния находится на сайте Министерства юстиции Республики Беларусь:
http://www.minjust.by/ru/site_menu/notariat,
контактная информация ЗАГСов:
http://minjust.gov.by/ru/departments/register_office/.